Kas adalah aktiva lancar meliputi alat-alat yang dapat digunakan sebagai alat tukar yang sah dan dapat diambil kapan saja. Karena sifat kas sebagai aktiva paling lancar inilah, dana kas merupakan aktiva paling rawan untuk disalahgunakan dan diselewengkan. Untuk itulah diperlukan fungsi khusus dalam perusahaan untuk mengawasi jalannya kas masuk dan kas keluar dari perusahaan.
Apa sajakah yang termasuk aliran kas masuk perusahaan? Aliran kas masuk perusahaan dibedakan menjadi dua jenis berdasarkan sumber kegiatannya. Pertama adalah kas masuk dari kegiatan operasional, biasanya kas ini diambil dari laba usaha. Kedua adalah kas dari kegiatan non operasional, kas ini biasanya berasal dari pendapatan bunga atau dividen.
Dalam pengawasan kas terdapat dua pokok bahasan utama, yaitu pengawasan terhadap dana kas kecil dan rekonsiliasi bank.
Kas kecil sendiri adalah dana kas yang dikeluarkan atau digunakan untuk keperluan yang bersifat rutin dari perusahaan dan biasanya transaksi yang terjadi melibatkan nominal yang tidak lebih dari Rp2.000.000. Dalam pengelolaan kas kecil, dikenal ada dua metode yaitu:
- Imprest Funds System (Sistem dana tetap) : artinya dana yang tersedia pada pemegang petty cash adalah permanen (tetap) jumlahnya. Cirinya :
- Jumlah tertentu secara tetap untuk periode tertentu.
- Tidak perlu mengadakan jurnal pengeluaran kas.
- Fluctuation Funds System (sistem dana berubah) : artinya dana yang tersedia pada pemegang petty cash adalah tidak tetap jumlahnya. Cirinya :
- Jumlahnya berubah-ubah.
- Melakukan jurnal untuk pengeluaran kas.
Adapun rekonsiliasi bank adalah kegiatan mengecek dan menganalisis dari hal-hal yang menimbulkan perbedaan-perbedaan catatan perusahaan mengenai simpanannya di bank dengan catatan yang disajikan oleh petugas bank. Fungsi dari rekonsiliasi ini adalah untuk menyamakan catatan yang dimiliki perusahaan dengan yang dimiliki oleh bank. Adapun penyebab-penyebab perbedaaan itu antara lain:
- Bank telah memberikan bunga atas simpanan perusahaan serta membebani perusahaan dengan beban-beban atas jasa bank, tetapi mengenai perhitungan serta perbedaan ini belum dilaporkan pada perusahaan. Perhitungan ini terlihat dalam perkiraan koran yang akan diterima pada awal periode berikutnya.
- Perusahaan telah menerima bukti pengiriman dari langganannya, tetapi mengenai pengiriman tersebut belum terdapat didalam catatan bank. Kiriman yang belum terdapat dicatatan bank disebut deposit in transit (setoran dalam perjalanan).
- Bank telah berhasil memperoleh kiriman langganan perusahaan, atau penagihan piutang perusahaan, tetapi mengenai hal ini belum dilaporkan ke perusahaan.
- Perusahaan telah meminta kepada bank untuk melakukan pembayaran kepada kreditur perusahaan. Bank telah melaksanakan pembayaran tersebut, tetapi mengenai ini belum dilaporkan ke perusahaan.
- Perusahaan telah mengeluarkan cek untuk pelunasan atau pembayaran, tetapi dikarenakan cek tersebut belum diuangkan oleh pemegangnya sehingga jumlah ini belum tercantum didalam catatan bank (out standing check)-cek yang beredar.
- Perusahaan telah menerima cek dari langganannya dan dikirimkan ke bank untuk menambah simpanannya, ternyata cek tersebut tidak dibukukan (ditolak oleh bank dengan alasan cek kosong (non suffecience fund) ). mengenai penolakan ini belum dilaporkan kepada perusahaan.
- Terdapat kesalahan pencatatan di bank.
- Kesalahan pembukuan di perusahaan.
| Perusahaan | Bank | Keterangan |
| Sudah | Belum | Deposit in transit
Outstanding check Non sufficient fund |
| Belum | Sudah | Biaya bank
Jasa giro Penerimaan/pengeluaran Via bank |
| Benar | Salah | Angka |
| Salah | Benar | Angka |
| Setoran (+) | Ambilan (-) | |
| Deposit in transit | Out standing check | |
| Jasa giro | Non sufficient fund | |
| Notes receivable | Biaya bank | |
| Inkaso | Transfer |
Keterangan:
- Deposit In Transit
disebut juga setoran dalam perjalanan, yaitu bukti pengiriman yang telah diterima perusahaan, telah dicatat dalam perusahaan, namun belum dicatat oleh bank, sehingga keberadaan setoran yang diterima bank ini menjadi penambah saldo bank.
- Outstanding Check
Disebut juga cek yang masih beredar yaitu cek yang dikeluarkan oleh perusahaan namun belum dicairkan oleh pemegangnya sehingga belum tercatat dalam saldo bank. Pos ini akan menjadi pengurang dari saldo bank.
- Cek yang ditolak
Biasanya cek ini ditolak karena dana yang tersedia di dalam bank tidak mencukupi. Pos ini akan jadi pengurang dalam saldo perusahaan.
- Kesalahan Pencatatan
Biasanya pos ini muncul karena kesalahan pencatatan nominal dari pihak bank. Pos ini akan jadi pengurang di saldo perusahaan.
Diah Sulistiyanti 